SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

1.    Pengertian Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Pada umunya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem Abjad, sistem tanggal, sistem subyek, sistem wilayah dan sistem nomer. Adapun langkah prosedur penyimpanan arsip anta lain :

1.      Memeriksa

Surat atau dokumen lainya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap disimpan, biasa disebut juga dengan istilah relasemark baik dalam bentuk stampel, paraf, atau tanda file lainya yang perlu diteliti oleh petugas. Pemeriksaan ini penting karena bilamana terjadi petugas tidak teliti dalam memeriksa dan menyimpan surat yang seharusnya diteruskan atau distribusikan kepada unit lain untuk diproses , maka terjadilah apa yang disebut surat “hilang”. Dengan begini akan timbul kekacauan antar petugas yang saling menyalahkan sewaktu surat ditanyakan pimpinan.

2.      Mengindeks

Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam pekerjaan diharapkan petugas dapat menentukan subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis pada perihal surat. Dari indeks ini, petugas dapat melihat daftar klasifikasi subyek untuk mengetahui istilah yang bersangkutan secara lebih rinci.

3.      Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di atas kertas surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman tempatnya, tanpa mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya sudah ada.

4.      Menyortir

Menyortir adalah  mengelompokan surat terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan penempatanya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat-surat disimpan bergiliran kelompok demi kelompok. Jika surat yang akan disimpan hanya sedikit maka tidak perlu disortir terlebih dahulu, karena dapat dilakukan penyimpanan sekaligus secara mudah.

5.      Menempatkan

Dalam sistem subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau pokok masalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk map, laci almari arsip, map ordner, rap arsip, dan lain-lain sarana penyimpanan arsip, berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari kelas utama, kelas, subkelas, sub-subkelas, tergantung jumlah surat dari subjek bersangkutan yang disimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperinci. Apabila alat yang digunakan untuk menyimpan adalah map gantung dalam lemari arsip, surat mula-mula ditempatkan dalam map dengan label subjek utama. Apabila suratnya banyak subjek utama menjadi label laci. Apabila dokumen yang disimpan sangat banyak, almari arsip dapat berlabelkan subjek utama. Agar mudah dipahami, diambil contoh sederhana yakni penyimpanan dengan map gantung. Misalnya, subjek personalia terdiri atas tingkatan-tingkatan sebagai berikut. (1) Subjek utama=Personalia; (2)subjek=Penerimaan; (3)subsubjek=Sarjana; sub-subsubjek=Pertanian.

2.     Sistem Penemuan Kembali

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat.

 Dalam pola sitem kearsipan di kenal dengan :

a.       Indeks : adalah kata tanggap (caption, catch word) yang berupa nama orang, nama badan, nama organisasi, subjek, nama tempat.

b.      Kode : biasaya kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf atau tanda lainya yang mengandung pengertian tertentu.

c.       Petunjuk silang : digunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang, nama badan atau organisasi, dan nama tempat.  Sebagai contoh :

Kepegawaian

00                Arsip Umum Kepegawaian

01                 Inventarisasi

02                Perencanaan

03                Pengerahan Tenaga

04                Pengangkatan

05                Kesejahteraan

06                Kenaikan Pangkat 

Sistem Penyimpanan Arsip antara lain:
A.      Penyimpanan Arsip dengan Sistem Abjad (Filling Abjad)

       Sistem fillig abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad nama orang atau nama organisasi menurut tata urutan abjad. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau , masih sederana.

1)      Penataan file dengan sistem abjad

a.   Guide

Berfungsi membantu petugas dalam menyimpapan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.

b.   Folder

Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad : Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus.

2)      Keuntungan sistem filling abjad :

• Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.

• Petunjuk penataaan berkas sederhana dan mudah dipahami.

•  Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.

• Kesalahan berkas mudah dicak ditempat berkas dengan abjad yang sama.

•  Biaya pelaksanaannya lebih murah.

3)      Kerugian sistem filling abjad :

• Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsiten.

• Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat.

• Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.

• Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga.

4)      Langkah-langkah penyimpanan arsip :

                                          I.            Penampungan

                                        II.            Penelitian

                                      III.            Pengindeksan

                                     IV.            Pengkodean

                                       V.            Penyortiran

                                     VI.            Penyimpanan

5)      Prodedur penemuan kembali  arsip yang disimpan

                                          I.            Teliti arsip yang diminta

                                        II.            Isi bon peminjaman

                                      III.            Bergeraklah menuju tempat peyimpanan

                                     IV.            Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip

                                       V.            Ambil arsip yang diminta

                             VI.    Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil

                                   VII.            Serahkan arsip kepada yang memerlukan

B.    Penyimpanan Arsip dengan Sistem Tanggal

1)      Pengertian penyimpanan berdasarkan sistem tanggal

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan atau tahun. Sistem ini paling sederhana dan praktis sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang belum kompleks. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

2)      Merancang klasifikasi tanggal

a.   Tahun ditetapkan sebagai judul laci.

b.   Bulan ditetapkan sebagai judul guide.

c.    Hari ditetapkan sebagai judul folder.

Contoh :

Surat yang bertangggal 5 maret 2015 di indeks sebagai berikut :

2015     = unit 1 sebagai kode laci

Maret   = unit 2 sebagai kode guide

5           = unit 3 sebagai kode folder

3)      Prosedur penyimpanan arsip

Peralatan yang di dipersiapkan :

                                                          I.     Filling cabinet

                                                        II.     Guide

                                                      III.     Folder

                                                     IV.     Label

                                                       V.     Rak penyortir

                                                     VI.     Kartu indeks

                                                   VII.     Laci kartu indeks

                                                 VIII.     Out sheet(pengganti arsip yang dipinjam)

                                                      IX.     Cara menyusun perlengkapan

                                                        X.     Langah-langkah penyimpanan arsip( Pemnampungan, penelitian, pengindeksan, pengkodean, penyortiran, penyimpanan)

4)      Kelebihan sistem tanggal yaitu :

a.       Cocok untuk pengolah yang kegitannya berkaitan dengan tangggal jatuh tempo.

b.      Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.

5)      Kekurangan Sistem Kronologis atau Tanggal yaitu :

a.       Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip

b.      Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

c.       Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan system ini.

d.      Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

     Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.
           Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal

  C. Sistem Subjek 
 

1)   Pengertian sistem pokok masalah/ subjek

            Adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecahkan ke dalam sub masalah, sub-sub masalah, dan seterusnya sampai kepada masalah yang terkecil. Sebagai contoh adalah :

     Kepegawaian (masalah I)

     Inventarisasi (masalah II)

     Jabatan (masalah III)

Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut di atas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalanya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label. Setiap dokumen yang ada di dalam folder dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan. Susunan judul masalah yang baik terdapat pada petunjuk (guide), maupun folder hendaklah mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur, mulai dari sebelah kanan untuk masalah I dan diteruskan ke sebelah kiri menurut pecahan-pecahan masalah yaitu : masalah I,II dan seterusnya. Sebagai sarana utama penemuan kembali dipergunakan judul masalah.

2)      Prosedur penyimpanan sistem subyek terdiri atas langkah-langkah :

1)      Memeriksa

2)      Mengindeks

3)      Mengkode

4)      Menyortir

3)      Langkah-langkah pembuatan klasifikasi masalah:

a.      Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.

b.      Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga

c.       Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.

d.      Berikan kode pada pokok masalah utama, sub ddari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama.

4)      Kelebihan sistem subyek/ pokok masalah

a.      Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui

b.      Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dn susunannya.

5)   Kekurangan sistem subyek/ pokok masalah

a.      Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

b.      Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

D.   Penyimpanan Arsip dengan Sistem Wilayah

1.      Pengertian sistem wilayah

Adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedomn untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip denga berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah mengirimi surat. Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :

Indonesia (Negara) 

Sumatera (Provinsi)

Liot (Kabupaten)

Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

2. Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

a.       Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

b.       Apabilaterjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

3. Kelemahanya antara lain :

a.     Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

b.  Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

a.       Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

 E.     Sistem Nomor

Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.   Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

1.   Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2.   Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3.   Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4.   Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5.   Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6.   Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1.   Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2.   Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3.   Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

a. Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1)  Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

2)  Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

3)  Penyimpanan Surat

b.      Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1)      Menyiapkan perlengkapan

-       Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

-       Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.

Laci pertama diberi kode 00-09

Laci kedua diberi kode 10-19

dan seterusnya sampai …

Laci kesepuluh, berkode 90-99

-       Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.

-       Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9.

-       Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

2)      Penyimpanan surat

Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.

a) Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

b) Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa,  guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.

-   Unit I    : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide

-   Unit II   : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map

-   Unit III : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat  dalam map/folder.

c)  Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya.