Surat Menyurat

SURAT MENYURAT, TEKNIK LIPATAN SURAT, BENTUK-BENTUK SURAT Dan DASAR-DASAR SURAT NIAGA

I.            Surat Menyurat

1.     Pengertian Surat

Menurut W.J.S. Poerdarminta dalam KBBI menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan. Secara umum surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Informasi secara tertulis adalah informasi berupa kabar atau berita seperti surat berita yang sudah umum misalnya, surat penawaran, surat pesanan, surat panggilan dan surat permohonan. Sedangkan informasi berupa rekaman berita secara tertentu, misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta, dan kontrak. Jadi dapat disimpulkan bahwa surat Informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat.

a.       Pengertian Surat-Menyurat

Surat Menyurat adalah surat dari satu pihak ke pihak lain dapat atas nama atau perseorangan (pribadi) atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Para pelaku dalam surat menyurat disebut korespondensi.

b.      Tujuan penulisan surat

1.      Menyampaikan informasi

2.      Terjadi penafsiran yang sama/ kesamaan pendapat

3.      Informasi mudah dipahami

4.      Mendapatkan feedback

c.       Fungsi surat

a)      Alat bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian.

b)      Alat pengingat/berpikir, misalnya surat yang telah diarsipkan.

c)      Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau.

d)     Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan dan surat perintah.

e)      Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan.

f)       Duta atau wakil organisasi.

g)      Barometer kemajuan kantor.

2.      Jenis Surat

Surat sebagai alat tata usaha yang dikirim atau diterima oleh suatu kantor. Hal ini merupakan tanda bahwa telah terjadi aktivitas secara dinamis dikantor tsb karena surat sesungguhnya merupakan alat ukur maju mundurnya aktivitas kantor atau kegiatan administrasi kantor.

A.   Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

1)    Surat pribadi, dapat dibedakan :

·         Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan.

Contoh :

Bandung, 25 Mei 2014

Sahabatku,
Budi Lesmana
Di Kalianda
Asalamualaikum

Hai Budi, apa kabar? Bagaimana kabarmu Bud ? Sehat dan bahagia
bukan? Sudah lama rasanya ya kita tidak bertemu.Sejak tiga tahun yang lalu tepatnya saat aku dan keluarga memutuskan pindah ke Bandung aku tidak pernah lagi mendengar kabar tentangmu.Aku berharap kamu selalu dalam perlindungan Allah di manapun berada.

Akhir bulan ini keluargaku berencana pulang ke Lampung untuk menjenguk nenek.Aku berharap pada hari itu aku bisa ikut rombongan menjenguk kampung halaman sekalian bersilaturahmi dengan kalian para sahabat kecilku yang sangat ku rindu.

Tapi apa dikata jika Allah menakdirkan hal lain. Hari itu ternyata aku ada ujian semester di kampus. Sehingga dengan berat hati napaknya perjumpaan kita harus diundur lain kali.

Bud, sekian dulu, ya!Sampaikan salam sekaligus permintaan maafku buat teman-teman yang lain. Semoga lain kali kita bisa bertemu.

Sahabatmu

·      Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran pekerjaan.

Contoh :

Bantaeng, 22 Januari 2015

Kepada Yth
HRD Manager
PT. Bank Zaka Niaga
Jl. Bungung Barania No. 34
Bantaeng

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang saya terima melalui iklan lowongan perkerjaan yang ditayangkan di salah satu stasiun TV Swasta beberapa hari lalu, bersama surat ini saya bermaksud untuk mengajukan lamaran untuk bekerja di PT. Bank Zaka Niaga Bantaeng sebagai Teller.

Berikut ini data singkat tentang diri saya:

              Nama                       : Nur Afdan
              Tempat & tgl. lahir  : Bantaeng, 21 Apri 1988
              Pendidikan Terakhir : Sarjana Fisika, Universitas Negeri Makassar
              Alamat                     : Jl. Bissampole No. 33 Bantaeng
              Status Perkawinan    : Belum Menikah

Insya Allah, saya memiliki kesehatan yang baik, berpenampilan menarik, dan mampu menjalin komunikasi dengan baik. Saya mampu berbahasa Inggris baik secara lisan maupun tulisan, dan dapat bekerja menggunakan berbagai macam aplikasi kumputer seperti Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Access, OutLook) dan Internet.

Sebagai bahan pertimbangan, berikut saya lampirkan:

1. Pas foto terbaru.
2. Daftar riwayat hidup.
3. Foto copy ijazah S-1 dan transkrip nilai yang sudah dilegalisir.
4. Foto copy sertifikat pelatihan/kursus.
5. Foto copy surat pengalaman kerja.

Besar harapan saya Bapak/Ibu bersedia memberikan kesempatan tes dan wawancara kepada saya, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih rinci tentang potensi yang saya miliki.

Demikian surat lamaran ini, terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat saya,


Nur Afdan

2)   Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta. 

 Contoh :

SMA Negeri 1 Jakarta

Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Jakarta

No. Telp. (021) 6503333

________________________________________________________________________________

Jakarta, 11 September 2014

No            : 002/SMAN 1 Jakarta/09/2014
Lampiran  : –
Perihal      : Undangan

                                                                                                                                                                                    Yth. Orang tua / Wali Murid
                                                                                                Kelas XII Negeri 1
                                                                                                        Jakarta


Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2014
Pukul            : 08.00 s.d. 13.00 WIB
Tempat         : Jakarta
Acara           : Penelitian Flora Langka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
                                                                                                     Kepala Sekolah

                                                                                         SMA Negeri 1 Jakarta

                                                                                                  Budi Ahmad,S.pd
 

3)    Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan. Misalnya, organisasi kedaerahan.

4)    Surat niaga adalah surat yang memuat persoalan perdagangan.

Contoh :

PT ABC ELEKTRONIK

Jl. Ketambar No. 13 Jakarta

Jakarta, 20 Februari 2015

No.                  : 142/AE/II/2015

Perihal             : Penawaran Barang

Lampiran         : 1 Berkas

Kepada Yth:

Toko Elektronik Sanjaya

Jl. Muhammad Jam No. 22 Banda Aceh

di

Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat permintaan penawaran barang yang telah Anda kirimkan kepada kami, maka bersama surat ini kami menawarkan barang-barang yang tersedia pada Perusahaan Kami, berikut dengan rincian barang secara rinci, daftar harga, cara pembelian dan cara pembayarannya.

Untuk lebih jelasnya kami lampirkan beberapa lampiran sebagai penunjang penawaran kami kepada Toko Elektronik Sanjaya.

Berikut lampiran yang kami sertakan:

1. 1 Buah Modul Rincian Barang dan harganya

2. Cara Pembelian dan pembayaran

Demikian surat penawaran ini kami ajukan, atas perhatian dan kerjasamanya yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Manager Marketing

Suhardi, SE

B.   Penggolongan Surat Menurut Wujudnya

1)  Surat biasa

            Surat biasa adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan prngirimannya tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus. Misalnya, surat perkenalan dan surat keluarga.

2)   Surat Memorandum(Memo)

            Surat memo adalah surat yang digunakan untuk komunikasi tertulis dilingkungan kantor/ organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Isi memo tidak lebih dari 10 baris.

Contoh :

 

3) Surat telegram/surat kawat

            Telegram adalah pemindahan tulisan dengan bantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh. Ciri berita telegram adalah kalimat singat.

Contoh :

4) Kartu pos

            Kartu pos adalah segala amacam surat yang ditulis diatas karbon yang berukuran 15cm x 10cmyang disahkan pemakaiannya oleh Perum POSTEL.

Contoh :

C.     Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat

1)  Surat sangat rahasia

       Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Ditandai dengan kode SRHS.

2) Surat rahasia

       Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi. Ditandai dengan kode (RS)

D.   Surat Menurut Proses Penyelesaiannya

1)  Surat sangat segera/kilat

    Surat sangat segera/kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera.

2)  Surat segera

    Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian ddenagn segera, tetapi tidak sesegera surat kilat.

3)  Surat biasa

    Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan.

E.    Penggolongan Surat Menurut Dinas Pos

1)        Surat biasa

       Surat biasa adalah surat yang dikirimkan dengan menempel perangko yang termurah.

2)        Surat kilat

       Surat kilat adalah surat yang pemberangkatan dan pengantarannya diutamakan dari surat biasa.

3)        Surat kilat khusus

       Surat kilat khusus adalah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam oleh PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan dikirimi surat kilat khusus ini.

                                           

                                          B.     Bagian-Bagian Surat

a)       Kepala/Kop surat

b)       Nomer surat

c)       Tanggal surat

d)     Lampiran

e)      Perihal

f)       Alamat surat

g)      Salam pembuka

h)      Isi surat

i)        Salam penutup

j)        Tembusan

II.            Teknik Lipatan Surat

1.      Penggunaan Kertas

Macam-macam kertas untuk surat :

1)      Kertas HVS untuk mengetik surat asli

2)      Kertas tipis atau doorslag untuk tembusan

3)      Onionskin paper, kertas tipis namun kuat. Digunakan untuk surat yang dikirim ke luar negeri.

4)      Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.

2.      Lipatan surat

a.       Standard fold(lipatan baku)

b.      Low standard fold(lipatan baku rendah)

c.       Low acordion fold(lipatan akordion rendah)

d.      Acordion fold(lipatan akordion)

e.       Parallel doble fold(lipatan ganda sejajar)

f.       Single fold(lipatan tunggal)

g.      French fold(lipatan model prancis)

h.      Baronial fold(lipatan model baron)

III.            Bentuk-Bentuk Surat

1.      Pengertian bentuk surat

Bentuk surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian surat(lay out).

2.      Macam-macam bentuk surat

a)      Bentuk lurus penuh(full block style)

b)      Bentuk lurus(block style)

c)      Bentuk setengah lurus(semi block style)

d)     Bentuk lekuk(indented style)

e)      Bentuk alinea menggantung(hanging style)

f)       Bentuk resmi, yang terdiri dari :

a.      Gaya umum     b. Gaya Depdikbud

    IV.            PETUNJUK MENULIS SURAT PRIBADI

1.                         Surat izin tidak masuk sekolah

Contoh :

Brebes, 03 April 2015

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Guru SMK Negeri 1 Brebes

Dengan hormat,
Dengan ini saya selaku orang tua/wali murid dari :

Nama   : Sri Apriliani

Siswa   : Kelas X AP 2 SMK Negeri 1 Brebes
Alamat  : Jl.Kyai Kholid Barat  No. 85 Pasarbatang

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut diatas tidak dapat mengikuti pelajaran seperti biasa pada hari ini, Jum’at 03 April 2015 dikarenakan sakit. Oleh karena itu, sudilah kiranya Bapak/Ibu Guru X AP 2 memberikan izin.
Demikian surat izin saya buat, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Orang tua/Wali murid

Sumirah

2.      Surat lamaran pekerjaan

Contoh :

Brebes, 17 Desember 2013

Kepada Yth.,

Bpk/Ibu Personalia  

PT. Lentera Jaya Bagus

Jl. Panglima Cahaya Utama No. 30

Bogor

Hal      : Lamaran Pekerjaan

Dengan hormat,

Sesuai dengan informasi adanya lowongan pekerjaan dari PT. Lentera Jaya Bagus yang saya dapatkan dari harian Radar Bogor pada tanggal 10 September 2015. Saya bermaksud untuk melamar pekerjaan dan bergabung ke perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Adapun bagian pekerjaan yang saya maksudkan adalah bagian administrasi dengan kode (ADM) di perusahaan PT. Lentera Jaya Bagus.

Berikut ini adalah biodata singkat saya :

Nama                           : Sri Apriliani

Tempat / tgl. lahir        : Brebes, 15 Januari 1993

Pendidikan Terakhir    : S1 Administrasi Perkantoran

Alamat                                    : Jl. Kyai Kholid Barat No. 85, Brebes

Status                          : Belum menikah

Pendidikan                

Tahun 2008 tamat SMK Negeri 1 Brebes

Tahun 2011 tamat S1 Administrasi Perkantoran

Tahun 2012 tamat kursus komputer

Pengalaman Bekerja : Belum ada

Keterangan lain

Hobby                         : Membaca dan menulis

Referensi

1.      Drs. Fharisi dharmawan

Pimpinan pusat kursus komputer “Dharmawangsa” jalan pemuda no 23

2.      Dini rachamawati

Direktur PT Lentera Jaya Bagus

Dan pada saat ini saya dalam keadaan yang sehat, baik jasmani maupun rohani. Selain itu kemampuan berbahasa Inggris saya sangat fasih. Kejujuran selalu saya utamakan dalam bekerja, dan latar belakang pendidikan saya cukup memuaskan, dan saya juga dapat mengoperasikan beberapa software komputer dengan baik, seperti Lotus Spreedsheet, MS Office Word, Excell, Access dan beberapa macam software perkantoran lainnya.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan beberapa data, antara lain :

1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto Copy Ijazah S1
3. Foto Copy Transkrip Nilai
4. Foto copy Sertifikat Kursus dan Pelatihan
5. Foto 3x4 yang terbaru

Kesempatan wawancara dari Bapak/Ibu Personalia sangat saya harapkan agar saya dapat menjelaskan lebih detail lagi mengenai potensi dan kemampuan saya yang bisa berguna untuk perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin saat ini.

Demikian surat lamaran kerja ini saya informasikan, terima kasih atas kerjasama dan perhatian Bapak/Ibu Personalia.

Hormat Saya,

Sri Apriliani

     V.            DASAR-DASAR SURAT NIAGA

1.     Lingkup surat niaga

Surat niaga adalah surat yang banyak dipakai untuk kegiatan niaga, baik untuk keperluan yang menyangkut jual-beli barang atau  jasa maupun untuk memperlancar proses perniagaan itu sendiri. Misalnya, PT, Fa, CV, toko, dealer, agen, dll.

2.     Surat promosi penjualan

Promosi penjualan adalah cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian khayalak ramai terhadap sesuatu yang sedang dikemukakan.

a)    Bentuk-bentuk pomosi

1)      Surat edaran

2)      Iklan

3)      Papan nama

4)      Spanduk

5)      Poster

6)      Pameran

b)        Kalimat-kalimat promosi penjualan

Adalah kalimat yang menarik, yang dapat menimbulkan untuk membali atau menggunakan jasa yang dipromosikan. Contoh: barang produksi kami, akan memberikan manfaat yang besar bagi anda.

Contoh :

PT CENTRAL ELECTRIC

Jalan Borobudur 501 Jelambar

JAKARTA BARAT

                                                                        

                 No.:12/P/IX/15                                                                                     3 September 2015

                     

                 Dengan hormat,

Kami kabarkan kepada konsumen bahwa perusahaan kami, sejak tanggal 16 juli 205, telah memperluas bidang perdagangan, yaitu selain menjual alat-alat listrik juga bergerak dalam penawaran dimensi baru perlengkapan rumah tangga Simpson dari Austarlia.

Mengingat pemakaian listrik kian hari makin meluas, maka perlengkapan rumah tangga Simpson dirancang sedemikian rupa, hemat listrik tetapi hasilnya lebih memuaskan.

 Perlengkapan rumah tangga Simpson telah hadir di Indonesia antara lain lemari es, freezer dll. Umtuk keterangan selengkapnyna, kami kirimkan brosurdan daftar harga sebagai sumber informasi bagi anda.

Silahkan hubungi workshop kami. Anda akan memperoleh keterangan lebih lengkap dan dapat menyaksikan demo dari petugas kami.

Hormat kami,

     

Mirna Sari

Direktur

3.     Surat permintaan penawaran

                  Adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon penjual dengan maksud meminta keterangan mengenai suatu barang/jasa yang di inginkan.

Hal-hal yang harus dicantumkan jika menyusun surat permintaan penawaran:

a.       Macam/jenis barang

b.      Jumlah barang

c.       Kualitas barang

d.      Cara pembayaran

e.       Cara penyerahan

f.       Contoh barang

g.      Kemudahan yang diperoleh pembeli.

Contoh :

CV. SINAR TERANG

Jl. Cempaka Wangi Raya No. 11

Jakarta Pusat

No           No: 22/V/PP/2013                                                                                     17 Mei 2013

     

Ke           Kepada 

PT.          PT.SRIWIJAYA

Jl.            Jl. Delima Merah 23

J              Jakarta Barat

 H 

Hal:         Hal : Permintaan penawaran

D             Dengan hormat,

Kami telah membaca iklan Saudara diharian kompas 13 mei 2013 mengenai komputer Laptop sharp, kami tetarik untuk mengetahui lebih jauh tentang produk yag saudara perkenalkan.

Kami harap, Saudara mengirimkan brosur dan daftar harga Laptop yang terbaru. Kami juga ingin menanyakan mengenai potongan harga dan syarat pembayarannya.

Apabila harganya bersaing, usaha kami pasti akan dilengkapi dengan komputer yang Saudara tawarkan. Saudara diharapkan memberi kabar secepatnya.

At             Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Diansyah

Direktur

4.     Surat Pesanan

Adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada calon penjual dengan maksud untuk memesan suatu barang yang di inginkan.

Contoh :

                                                                 CV DUA SAUDARA

   Jl. Ahmad Yani 110

                                                              BANDUNG

           Nomor : 03/PEB/III/2016                                                                                    17 Maret 2016

           Lampiran: -

          Kepada,

          PT SAMUDERA

         Jl. Kramat Jati 20

         Jakarta

                                               Hal: Pesanan Barang Elektronik  

         Dengan hormat,

   Berdasarkan informasi dari surat yang saudara ajukan, maka kami berniat    memesan   barang-barang elektronik berupa dibawah ini:

1. 5 Buah Kompor Listrik 120 Volt/120 Watt, Rp. 150.000.000
2. 5 Buah Lemari es merk sanyo type 10B/12feet, Rp. 450.000.000 
3. 1 Buah kipas angin merk nasional Rp. 90.000.000, potongan harga 15%

Kami telah menerima surat penawaran barang dari PT. Samudera pada tanggal 07 Maret 2016 No. 120/PP/VI/2016. Sesuai dengan penawaran saudara, semua ongkos menjadi tanggung jawab saudara terutama dalam pembungkusan agar tidak banyak yang rusak ditengah perjalanan.

Kami tunggu secepatnya balasan dari Saudara. Atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

     Hormat kami,

Budi Setiawan, S.E

          Direktur

5.      Surat pemberitahuan pengiriman barang

Adalah surat yang dikirim oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli dengan maksud memberitahukan bahwa surat pesanan sudah diterima dan baraang sudah dikirim ke alamat pembeli.

Contoh :

                                               PT DIAN MITRA

                                                    Jalan Pangeran Antasari no.72

                                              JAKARTA

No.:004/PBB/8/95                                                                           5 September 1995                                                                          

           Kepada

           Toko Intan Baiduri

          Jl.Kesturi 23

          Kuningan

                                               Hal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

          Dengan hormat,

           Dengan ini kami beritahukan bahwa barang-baang yang Saudara pesan pada tanggal            19 Agustust 1995 No.12/P/8/95 telah dikirim.

          Barang barang yang kami kirimkan adalah sbg berikut

1.      12 set kursi tamu @Rp. 775.000

2.      5 set meja makan @Rp. 600.000               

Barang barang kami kirimkan melalui Elteha, barang dikemas menggunakan pengepakan khusus dengan kerta rumput agar tidak terdapat kerusakan dalam perjalanan. Bersama barang pesanan kami kirim pula hadiah berupa taplak meja makan bordir.Disamping itu Kami lampirkan pula fakturnya.

Semoga barang barang yang kami kirim dapat Saudara terima sebelum tanggal 5 September 1995.

Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih

Hormat kami,

PT DIAN MITRA

Budi santoso

Direktur