Cara Mengoperasikan Peralatan Dan Perabotan Kantor

CARA MENGOPERASIKAN PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR

A. Pengoperasian dan Peralatan Kantor
     Kantor adalah suatu gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Sedangkan peralatan kantor/perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau semua barang-barang yang ada di dalam kantor yang langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

  B. Peralatan Kantor Yang Digunakan Dalam Bekerja        
          1. Meja Kantor 
          2. Kursi Kantor

3. Rak Kantor

   4.  Mesin Penghancur Kertas

   5. Filling Cabinet

         6. Rotary
         7. Odner
         8. Label
         9. Guide
       10. Numberator
       11. Tickler
       12. Alat Sortir
       13. Cardek
       14. Map Arsip
       15. Lemari Arsip
       16. Pemotong Kertas
       17. Staples

C. Tata Ruang Yang Ideal

      Tara ruang kantor yang ideal merupakan faktor penting yang menentukan kelancaran kegiatan tata usaha. Tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang teapt serta pengaturan tempat kerja yang dapat menimbulkan kepuasan kerja para pegawai. Tata ruang yang baik akan menimbulkan keuntungan sebagai berikut:

·           Menjamin kelancaran proses pekerjaan

·           Mencegah penghamburan tenaga/karyawan

·           Memungkinkan pemakaian runag kerja yang efisien

·           Mencegah pekerja lain agar tidak terganggu

B. MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR

 1. Alat Komunikasi Kantor

   A. Airphone

Yaitu suatu alat komunikasi yna dapat menghibungkan ruang satu dengan ruang lainya.

Cara mengoperasikan:

1) Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting

2) Angkat gagang telepon

3) Tekan tombol rungan yang dituju

4) Gunakan bahas ayang sopan

5) Suara harus jelas

6) Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih

7) Letakkan kembali gagang telepon 

   B. Telepon

Cara menangani telepon masuk:

1. Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3

2. Angkat gagang telepon dengna tangan kiri

3. Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan

4. Berusaha mendengarkan dengna baik

5. Catat semua hal penting

6. Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu.

7. Letakkan handset pada tempatnya

    C. Telepon Genggam (Ponsel)

Cara pemgopersian ponsel dapat anda lihat pada user manual yang disertakan bersama dengan ponesl yang dibeli. Cara pengoperasian dan fasilitas yna dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis dan merk berbeda

    D. Faximile

Yaitu alat untuk mengirim data dolkumen yang sama dengan aslinya baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat

1. Mesin fax

Tombol-tombol penting:

a. Swich on –off

Untuk menghidupkan dan mematikan mesin

b. Masukan (out ging message)

1) Tekan tombol out gong message (OGM) recording

2) Bicara, jika anda ingin kirim faks dapat langsung tekan startm jika ingin bicara stelah nada beep terdengar

3) Setelah selesai tekan tombol OGM recording hasilnya lampui alarm akan mati

4) Memo two way, merekam pembicaraan telepon 2 arah

5) Paly back, mendengar lkembali rekaman yang dibuat

c. Flash

Tombil ini digunakan untuk mendapatkan lkembali nada psan

d. Redial

Untuk mengulang kembali nomor telepon yang terakhir dihubungi

e. Monitor

Untuk mendengar nada telepon sebelum menelpon ke luiar dan jika kita tekan pada aat faks sedang berlangsung berarti kita dapat melakukan pe,bicaraan telepon dengan rekan setelah proses faks selesai

f. Program 7 set

Untuk membuat program.

g. Stop

Untuk menghentikan pengoperasian mesin

h. Start/copy

Dengan menekan tombol ini kita siap menerima dan mengirim fakls/mengkpoy

i. Lampu-lampu

j. Resolution

k. Light Original

l. Polling

m. Tombol penerima

n. LTD

o. Swiotch ringer

p. Switch volume

Cara pengoperasian:

1) Fotokopy:

a. Masukkan data yang hendak dikopy dengan posisi terbailik

b. Pilih resolusi yang diinginkan

c. Tekan tombol start

2) Mengirim

a. Masukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik

b. Tekan tombol monitor

c. Tekan tombol nomor yang dituju

d. Setelah mendengar sinyal lawan. Tekan start

3) Menerima

a. manual: setelah mendengar sinyal faks. Tekan start

b. Automatic: etel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax

2.  Mesin Pengganda

Mesin ini berfungsi untuk menggandakan dokumen. Yang termasuk dalam mesin penggandaa adalah mesin stensil dan mesin foto kopi dan Risograf

a. Mesin stensil

Langkah-langkah pengoperasian:

1) Master yang sudah disediakan dimasukkan kedalam roll

2) Tinta diberi air kemusisan dimasukkan kedalam tempat tinta pada mesin stensil

3) Masukkan kertas pada tempat kertas

4) Putar handle sekali atau dua kali untuk meliohat hasil stensil

5) Tentukan jumlah yang dikehendaki

6) Jika menggandakan naskah menggunkan mesin manual, cara pemutaran menggunakan engkol, sedangakan jika menggunakan mesin semi elektrik trkan tombol on-low

b. Foto kopi

Langkah-langkah pengoperasian

1) Masukkan tinta ke developer unit

2) Tekan tombol on/off dengan posisi on

3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya

4) Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki

5) Hitung jumlah kertas yang dikopi

3.  Mesin Pencatat Data

a. Tape Recorder

Yaitu suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan menggunakan pita perekam sebagi media pemyimpananya.

b. Dictaphone

Yaitu alat pendikte yang digunkan oleh pimpinan dalam proses pembuatan surat yang akan dibuat oleh stafnya.

4. Alat Bantu Presentasi

1. OHP

Cara Pengoperasian

a. Siapkan ringkasan materi yang akan dipresentasikan

b. PErika catu daya listrik

c. Atur Fokus

d. Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP

e. Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of

f. Gunakan seperlunya

g. JIka sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol om_of, lepaskan dari catu daya listrik

h. LCD Proyektor

i. Letakkan LCD pada tempatnya

j. Buka tutup lensa

k. Atur focus LCD

l. Tekan tombol power pada remote control

m. Nyalakan computer

n. JIka sudah selesai matikan

2. Microphone

Yaitu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama dengan pengerras atau alat perekam.

3. mesin Ketik

Mesin ketik ditinjau dari cara kerjanya terdiri dari 3 macam yaitu”

1. Mesin ketik manual

2. Mesin ketik Elektrik

3. Mesin Ketik Elektronik